Poortwachtersfunctie van de notaris
Sinds 2019 brengt elke notaris een poortwachterstoeslag in rekening. De poortwachterstoeslag is een heffing waarmee de notaris zijn rol als poortwachter betaalt.
Als notaris zijn wij verplicht ongebruikelijke transacties, die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme, te melden bij het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Ook als het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De Wwft geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris, behalve het familie- en erfrecht.
Cliëntenonderzoek
Op grond van de wet moeten alle cliënten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren hun identiteit laten vaststellen en laten verifiëren met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs. Daarnaast is de notaris verplicht onderzoek te doen naar de achtergrond en het doel van een beoogde transactie of zakelijke relatie. Daarmee wordt beoogd transacties tijdig als ongebruikelijk te herkennen en te voorkomen dat de dienstverlening van kantoor wordt misbruikt voor witwassen en financiering van terrorisme.
PEP
Naast de verplichte identificatieplicht moet de notaris vaststellen of een cliënt een politiek prominent persoon (PEP: Politically Exposed Person) is. Volgens de Wwft is een politiek prominente persoon, iemand die een (hoge) politieke of ambtelijke functie bekleedt of in het afgelopen jaar heeft bekleed of binnenkort zal bekleden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: een minister, staatssecretaris, bestuurder van een politieke partij, lid van een hooggerechtshof, bestuurder van een centrale bank of ambassadeur, maar er zijn nog meer functies die als PEP gezien worden. Ook de echtgenoten/partners, de kinderen en hun echtgenoten/partners en de ouders van iemand met een dergelijke functie worden aangemerkt als PEP.
Notarissen moeten hun cliënten vragen naar hun functie en de functie van voormelde familieleden en aanverwanten, omdat dergelijke informatie niet openbaar is.
UBO
De identiteit van een cliënt-rechtspersoon, zoals een bv, nv of een stichting kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25% in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd. Dit staat voor Ultimate Beneficial Owners, ofwel Uiteindelijk Belanghebbende. Iedere rechtspersoon heeft ten minste één UBO, maar kan meerdere UBO’s hebben. Als er geen “echte” UBO is of als er enige twijfel is of de achterhaalde persoon de UBO is, wordt een persoon die tot het hoger leidinggevend personeel van de onderneming (bijvoorbeeld een statutair bestuurder) aangemerkt als een pseudo-UBO. Een zakelijke relatie blijft aan een voortdurende controle onderhevig.
Herkomst gelden
Bij veel notariële dienstverlening begeleidt de notaris ook de geldstromen. De Wwft verplicht tot een onderzoek naar waar de gelden vandaan komen. Daarom moet de notaris onderzoek doen naar de bron of herkomst van de middelen en de daarbij behorende onderliggende stukken, die gebruikt worden bij de relatie of de transactie. Notarispraktijk Hagen kan u daarom om aanvullende gegevens verzoeken. U kunt hierbij denken aan bankafschriften, (onderhandse) geldleningovereenkomsten, schenkingsovereenkomsten, jaarstukken (resultatenrekening en balans), belastingaangiften en/of andere bewijsstukken.