AVG

Privacyverklaring Notarispraktijk Hagen

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

 

Onze dienstverlening
Notarispraktijk Hagen vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als Notarispraktijk Hagen een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister (gehouden door de Kamer van Koophandel) en (de openbare registers van) het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens welke wij registreren bevatten, onder meer:
Voor- en achternaam, adres, woonplaats;
Geslacht;
Geboortedatum en -plaats;
BSN-nummer/vreemdelingenummer;
Legitimatiegegevens;
Telefoonnummer, e-mailadres;
Gegevens betreffende uw burgerlijke staat.
Afhankelijk van de opdracht aan ons kantoor kunnen wij ook vragen om financiële gegevens, zoals inkomens- en/of vermogensgegevens, Hypotheek-/Bankgegevens.

 

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Notarispraktijk Hagen geldt dat wij enkel uw persoonsgegevens verwerken, door deze op te vragen, te verzamelen, te raadplegen, te gebruiken en op te slaan ten behoeve van onze dienstverlening, wanneer u ons kantoor daar een uitdrukkelijke opdracht voor geeft of ter uitvoering van een overeenkomst en waaraan geen notariële akte gekoppeld is, zoals advieswerkzaamheden, het opstellen van een of meer onderhandse akten, de afwikkeling van een nalatenschap, alsook bij het legaliseren van een handtekening of de inschrijving van uw gegevens in een register.

De verwerking van vorenbedoelde persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk dat het bijdraagt aan de bepaalbaarheid en daarmee de rechtszekerheid omtrent de juistheid van en daarmee herleidbaarheid tot de persoon of personen aan wie een notarieel advies wordt verstrekt, de onderhandse akte(n) wordt (worden) opgesteld of ten behoeve van wie notariële werkzaamheden (niet zijnde een notariële akte) worden verricht

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als Notarispraktijk Hagen persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons kantoor verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
• Openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister, Rechtbank;
• Makelaar of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst casu quo akte waarin u één van de partijen bent;
• Een wederpartij van een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
• Bank, geldverstrekker en/of financieel tussenpersoon, hypotheekadviseur;
• Een belasting- of andere adviseur, accountant, fiscalist, boekhouder in verband met een (koop)overeenkomt waarin u één van de partijen bent;
• Een van de andere erfgenamen of van de executeur in een opengevallen nalatenschap;
• Schenker;
• Testateur/Testatrice;
• Advocaat, mediator;
• Incassobureau, deurwaarder;
• Basis Registratie Personen (BRP).

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Notarispraktijk Hagen geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Notarispraktijk Hagen verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
• de in de ontwerpakte en/of notariële akte genoemde personen;
• Openbare registers, zoals het Kadaster en het Handelsregister, de Rechtbank;
• de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voor de centrale registratie: het Centraal Testamentenregister en het Centraal Levenstestamentenregister;
• de Belastingdienst;
• door u ingeschakelde ketenpartners/adviseurs.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk u hierbij aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn hierop (mede) van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Uw rechten ten aanzien van door Notarispraktijk Hagen verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor Notarispraktijk Hagen uw aanvraag inwilligt, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Notarispraktijk Hagen verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens door ons kantoor bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor Notarispraktijk Hagen niet op uw verzoek in kan gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe (rectificatie-)akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

 

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens door Notarispraktijk Hagen worden verwijderd, kunt u hiervoor bij ons kantoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek bij Notarispraktijk Hagen indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Notarispraktijk Hagen stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via mw. mr. J.H. Lusseveld (alu@notarishagen.nl/030-2452102). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Notarispraktijk Hagen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neemt u dan contact met ons op via post, telefoon of e-mail naar onze contactpersoon.

 

Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notarispraktijk Hagen
Adres: Pastoor Ohllaan 25
Postcode / Plaats: 3451 CB Vleuten
Postbus: Postbus 155, 3450 AD Vleuten
Contactpersoon: Mw. mr. J.H. Lusseveld
E-mailadres: alu@notarishagen.nl
Telefoon: 030-2452100